Por: Roser Lozano.
Miembro del grupo ThinkEPI.
Sin caer en el optimismo positivista y desmesurado del Candide de Voltaire, vamos a apostar porque 2014 sea el año del vaso medio lleno para las bibliotecas, o al menos que sea el año en que los recortes de presupuestos e inversiones bibliotecarias cesen, nos estabilicemos y empecemos a vislumbrar la luz al final del túnel.
Nunca he creido que un servicio público se refuerce a golpe de penurias y recortes, al contrario, nuestras bibliotecas pueden salir bastante mal paradas de este momento. Por ello no estoy muy de acuerdo con las teorías que han visto en la crisis “la oportunidad” para contar con bibliotecas más eficientes y más útiles. La urgencia suele ser mala consejera en la toma de decisiones.
En estos años han cerrado bibliotecas, no se abren algunos edificios nuevos, se han reducido horarios de apertura al público, personal, inversiones y presupuesto. La realidad con la que nos encontraremos cuando las cifras macreconòmicas nos informen de que ya estamos dejando atrás esta crisis va a ser dura. En estos años podemos haber retrocedido décadas. A pesar de esta consideración y puestos a que necesitaremos entender y “ver” las cosas desde otros ángulos, no estaría mal plantear por fín un buen cambio en nuestra filosofia de trabajo y en nuestro modelo de servicios que ofrecemos. Se me ocurre que nos podríamos acercar un poco más a un modelo de “biblioteca just-in-time” en contraposición con la biblioteca tradicional, que podríamos denominar “just-in-case”, en el sentido de tener recursos, servicios y personal “por si acaso". Es pasar de la "oferta" como motor de gestión, a la "demanda".
La filosofía “just-in-time” es ampliamente conocida en la producción, posteriormente se introdujo en la gestión de servicios y también en la gestión de la información. Resumiendo, significa apostar por suministrar aquello que se necesita en el momento que se requiere, es decir la demanda es el motor que inicia el proceso. Por ejemplo, rompe el concepto tradicional de colección física, el de comprar “por si acaso” algun dia, algún usuario lo necesita, y por extensión se puede aplicar también a la oferta de servicios, a la forma de organización del trabajo...etc.
Creo que esta filosofía nos puede aportar valor añadido de cara a adoptar nuevos modelos de gestión, en contraposición con la biblioteca tradicional. Esta filosofía me inspira estas 10 recetas para la salida de la crisis y para no perder el tren de la innovación:
1- “Menos es más”. No hace falta acumular volúmenes para ser importante. Si tu espacio físico no estuviera ocupado por estanterias con miles de volúmenes que apenas se usan, podrías readaptarlo para dar respuesta a otras necesidades de tus usuarios. Los depósitos cooperativos permiten modernizar los espacios y crear edificios innovadores sin apenas obras ni costosas inversiones. Si tu red bibliotecaria no dispone de depósitos cooperativos, utiliza siempre que puedas el préstamo interbibliotecario para suministrar al usuario títulos de poco uso, en lugar de tenerlos inmovilizados en estanterías ocupando un espacio inútil y costoso de mantener.
2- “ No compres, alquila”. Analiza si vale la pena comprar “por si acaso”, y no te importe sustituir la propiedad de la información por el acceso a la información. El usuario desea la información, procura localizarla y servirla en el menor tiempo posible. Catálogos colectivos, plataformas de libros electrónicos, la compra por internet, el uso del préstamo interbibliotecario... entre otros recursos son tus grandes aliados para ello.
3- “No almacenes por si acaso”. Moderniza la “gestión de la colección”. Lo más importante no es tener una colección de miles de volúmenes, aunque sea “equilibrada”, sinó el uso que el usuario hace de esa colección. Una biblioteca es importante sólo si es útil a sus usuarios. Evalúa el uso de la colección introduciendo el criterio de “circulación” de estos volúmenes, y conocerás todo aquello que no se utiliza suficientemente como para ocupar un espacio.
4- “ Desecha hábitos y conceptos viejos” Aprovecha para “limpiar mentalmente” la biblioteca, para replantear prestaciones y poner al usuario realmente en el centro del servicio. Utiliza las redes sociales para captar sus necesidades y expectativas, responde a ellas en la medida de tus recursos y posibilidades. Replantea las actividades sin valor añadido, no seas víctima del pasado ni de la herencia. Decide que desechar y cambia con datos e información objetiva.
5- “Cero burocracia” Replantea procesos, procedimientos, hábitos de trabajo, formularios...etc Todo lo que no aporte valor añadido al servicio, replantea si realmente sirve y en todo caso evalúa el coste que tiene en comparación con lo que te aporta. Con datos objetivos puedes decidir mejor.
6- “ Concentra, prioriza y cambia ”. No podemos ofrecer todo, mejor concentrar los recursos en las prestaciones que el usuario necesita hoy y ser suficientemente ágiles para cambiar mañana. Prioriza el núcleo del servicio bibliotecario, identifica la “razón de ser” de tu biblioteca, y ofrece estas prestaciones con la màxima calidad posible. Separa todo aquello que sea secundario o irrelevante. Las necesidades reales de los usuarios han de ser el motor de tu biblioteca. Identifícalas, no las presupongas. Ningún servicio es para siempre. Lo que ha sido útil hasta hoy, puede que no lo sea mañana.
7- “Sé eficiente en la gestión”. Optimiza la relación coste / calidad óptima, desechando todo aquello que no aporta valor adicional desde el punto de vista de servicio al usuario.
8- “ Haz visible tu biblioteca”. El usuario es tu aliado, házte visible a él, dale a conocer cifras, datos, presupuestos, flujos de trabajo. La gestión del “libro abierto” ayuda a que el usuario se implique en la calidad de los servicios. El hecho de que el usuario conozca más como se desarrolla un servicio y los recursos de los que se dispone, favorece el que sus expectativas sean más realistas, porque sabe aquello que puede esperar y lo que no. Introduce en la medida de lo posible la gestión participativa con los usuarios: comisiones de usuarios, amigos de la biblioteca...etc.
9- “ Trabajadores con ideas”. Fomentemos la proximidad con el usuario. El personal de atención al público es el más importante porque está en contacto directo con el usuario y puede identificar rápidamente sus necesidades, expectativas, problemas y puede plantear a la organización soluciones, nuevas prestaciones y cambios. Hagamos caso de sus ideas.
10- “Organizacion flexible”. Introducir el concepto de “flexibilidad” en algunos ámbitos funcionariales es complicado. Pero la realidad es que la biblioteca, como toda organización en esta época de cambios acelerados, necesita personal polivalente, flexible y abiertos al cambio permanente. Poder ofrecer nuevos e innovadores servicios dependerá cada vez más de esta adaptación al cambio de las personas, porque seguramente implicará dejar de prestar algún otro servicio menos útil y por tanto implicará cambios en las tareas cotidianas.
Actualmente, no es en absoluto arriesgado afirmar (y se da por sentado) que la sociedad accede mayoritariamente a la información mediante la red. Esto la biblioteca pública lo sabe, y juega un papel importantísimo a la hora de proporcionar acceso a esa información que tan valiosa está empezando a ser para algunos.